Datenschutzerklärung

Stand: Juli 2026 · Gilt für die App „Nachweis Pro" (iOS & Android) und diese Website.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung personenbezogener Daten in der App „Nachweis Pro" und auf dieser Website.

2. Überblick: Welche Daten verarbeiten wir?

Nachweis Pro ist eine App zum Führen digitaler Ausbildungsnachweise. Dabei verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Kontodaten: E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt gespeichert), Benutzer-ID
• Profildaten: Name, Ausbildungsberuf
• Berichtsdaten: Tagesberichte und Berichtseinträge (Titel, Freitext, Datum, Status)
• KI-Zusammenfassungen: generierte Zusammenfassungstexte einschließlich der zugrunde liegenden Eintragsinhalte
• Organisationsdaten: Zugehörigkeit zu Betrieben/Gruppen, Rollen, Einladungscodes (bei Nutzung der Betriebsfunktionen)
• Abo-Daten: Abo-Status und Laufzeit (bei Abschluss eines kostenpflichtigen Abos)

Die App arbeitet offline-first: Ihre Daten werden zunächst lokal auf Ihrem Gerät gespeichert und bei bestehender Internetverbindung mit unserem Backend synchronisiert.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung der App-Funktionen (Konto, Berichte, Synchronisation, PDF-Export): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
• KI-Zusammenfassungen und automatische Titel: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – die Funktion wird nur ausgeführt, wenn Sie sie aktiv auslösen
• Abrechnung kostenpflichtiger Abos: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• Sicherheit und Missbrauchsvermeidung (z. B. Begrenzung der KI-Nutzung): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

4.1 Supabase (Hosting, Authentifizierung, Datenbank)

Für Benutzerkonten, Datenbank und serverseitige Funktionen nutzen wir Supabase (Supabase Inc., 970 Toa Payoh North #07-04, Singapur). Dort werden Ihre Kontodaten, Profildaten und Berichtsdaten gespeichert. Mit Supabase besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; die Datenübermittlung erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln.

4.2 PowerSync (Synchronisationsdienst)

Für die Offline-Synchronisation zwischen Ihrem Gerät und unserer Datenbank nutzen wir PowerSync (Journey Mobile, Inc.). Dabei werden die zu synchronisierenden Berichtsdaten über die PowerSync-Infrastruktur übertragen. Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; Übermittlungen in Drittländer werden über EU-Standardvertragsklauseln abgesichert.

4.3 OpenAI (KI-Zusammenfassungen)

Wenn Sie die Funktion „KI-Zusammenfassung" oder die automatische Titel-Generierung nutzen, werden die Inhalte der betreffenden Berichtseinträge über unsere Server an OpenAI (OpenAI, L.L.C., San Francisco, USA) übermittelt und dort zur Erstellung der Zusammenfassung verarbeitet (Modell: GPT-4o mini). Die Übermittlung erfolgt ausschließlich, wenn Sie die Funktion aktiv auslösen. Nach unserer Vereinbarung mit OpenAI werden über die API übermittelte Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln bzw. des EU-U.S. Data Privacy Framework.

4.4 RevenueCat, Apple App Store und Google Play (Abos)

Kostenpflichtige Abos werden über den Apple App Store bzw. Google Play abgewickelt. Zahlungsdaten (z. B. Kreditkartendaten) verarbeitet ausschließlich Apple bzw. Google; wir erhalten keinen Zugriff darauf. Zur Verwaltung des Abo-Status nutzen wir RevenueCat (RevenueCat, Inc., San Francisco, USA). RevenueCat verarbeitet dabei pseudonyme Kennungen und Transaktionsdaten (z. B. Abo-Typ, Laufzeit). Mit RevenueCat besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; die Übermittlung in die USA ist über EU-Standardvertragsklauseln abgesichert.

5. Spracheingabe (Diktat)

Die App bietet eine Diktierfunktion für Berichtseinträge. Die Spracherkennung erfolgt über die Spracherkennungsdienste Ihres Betriebssystems (Apple bzw. Google). Je nach Gerät und Einstellung kann die Verarbeitung dabei auf dem Gerät oder auf Servern von Apple/Google stattfinden; es gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters. Der Mikrofonzugriff erfolgt nur nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe und nur während der aktiven Nutzung der Diktierfunktion. Wir selbst speichern keine Audioaufnahmen – nur der erkannte Text wird in Ihren Eintrag übernommen.

6. Berechtigungen der App

• Mikrofon / Spracherkennung: nur für die Diktierfunktion (optional)
• Benachrichtigungen: nur für lokale Erinnerungen, die Sie selbst einstellen (optional); es werden keine Push-Nachrichten von unseren Servern versendet
• Internet: für Kontoanmeldung und Synchronisation
• Bluetooth: ausschließlich für die Audio-Weiterleitung an verbundene Headsets bei der Diktierfunktion

7. Kein Tracking, keine Werbung

Die App enthält keine Werbe- oder Tracking-SDKs und kein Crash-Reporting durch Drittanbieter. Es werden keine Nutzungsprofile zu Werbezwecken erstellt. Diese Website setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse-Tools.

8. Speicherdauer

Ihre Daten speichern wir, solange Ihr Benutzerkonto besteht. Ein lokales Aktivitätsprotokoll (Audit-Log) verbleibt ausschließlich auf Ihrem Gerät und wird nicht an uns übertragen. Wenn Sie Ihr Konto löschen, werden Ihre Konto-, Profil- und Berichtsdaten aus unseren Systemen entfernt; gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. für Abrechnungsdaten) bleiben unberührt.

9. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO) – direkt in der App unter Einstellungen → Konto löschen
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – direkt in der App unter Einstellungen → Daten exportieren (JSON-Export)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an kontakt@littlenerdstudio.de.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), z. B. bei der für Ihren Wohnsitz oder unseren Sitz zuständigen Behörde.

10. Minderjährige

Die App richtet sich an Auszubildende und kann auch von Minderjährigen ab 16 Jahren genutzt werden. Bei jüngeren Nutzerinnen und Nutzern ist die Einwilligung der Erziehungsberechtigten erforderlich (Art. 8 DSGVO).

11. Datensicherheit

Die Kommunikation zwischen App, Website und unseren Servern erfolgt verschlüsselt (TLS). Passwörter werden ausschließlich als kryptografische Hashes gespeichert. Der Zugriff auf Ihre synchronisierten Daten ist durch Zugriffskontrollen auf Datenbankebene (Row Level Security) auf Ihr Konto bzw. Ihre Betriebszugehörigkeit beschränkt.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die App oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie auf dieser Seite und in der App.